Pernahkah kamu mendengar istilah data silos? Data silos adalah kumpulan data atau informasi perusahaan yang tidak bisa diakses semua orang dalam suatu perusahaan, meskipun orang itu memiliki hak untuk mengetahui data tersebut.
Pentingnya data untuk dapat diakses oleh semua orang
Sebagai contoh dalam suatu perusahaan dagang terdapat:
- Tim Purchasing yang membeli barang
- Tim Warehouse yang menerima dan menyimpan barang
- Tim Sales yang menjual barang
- Tim Accounting yang mencatat keuangan
- Tim Finance yang menerima dan mengeluarkan dana.
Kelima tim yang disebutkan saling membutuhkan data dari tim lainnya untuk melakukan pekerjaannya:
- Tim Purchasing membutuhkan data stok dari tim Warehouse, apabila stok sudah mencapai minimum stock, maka tim Purchasing harus segera memesan barang
- Tim Warehouse membutuhkan data barang yang dipesan tim Purchasing, untuk mengecek apakah barang yang dikirimkan sudah sesuai dengan pemesanan
- Tim Sales memerlukan data stok barang yang akan dijual
- Tim Accounting membutuhkan data pembelian, pemesanan, posisi stok, untuk dijurnalkan di buku besar (general ledger)
- Tim Finance membutuhkan catatan transaksi akun hutang dan piutang untuk melakukan pembayaran dan penerimaan dana.
Bayangkan berbagai kerumitan yang terjadi apabila data mereka adalah data silo. Setiap tim memiliki datanya sendiri. Sangat memungkinkan adanya perbedaan data yang dipegang setiap tim karena data tidak tersinkronisasi setiap saat. Apabila suatu tim membutuhkan data dari tim lain, maka tim tersebut harus menanyakan tim lainnya secara langsung.
Supaya pekerjaan menjadi efisien dan data yang diterima akurat, maka data silo harus dihilangkan. Perusahaan memerlukan data yang transparan tetapi tentunya perlu dipastikan data diterima hanya oleh pihak yang memiliki hak untuk mengakses data tersebut.
Sistem ERP untuk mengeliminasi data silos
Di Metrocom Jaddi Technology, kami percaya perusahaan seperti ini membutuhkan sistem ERP yang bisa digunakan oleh kelima tim yang telah disebutkan di atas.
Setiap tim memiliki hak akses ke sistem sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya:
- Tim Purchasing bisa melihat stok barang sebagai referensi untuk membuat order pembelian (Purchase Order), tetapi tidak diizinkan untuk update stok barang dan tidak diizinkan untuk melihat catatan keuangan
- Tim Warehouse bisa melihat order pembelian dan order penjualan (Sales Order) untuk memastikan barang yang diterima atau dikeluargkan sesuai dengan PO dan SO dan mengkonfirmasi perintah pengiriman (Delivery Order), tetapi tidak diperbolehkan membuat atau merubah order penjualan
- Tim Sales bisa melihat stok barang untuk membuat order penjualan, tetapi tidak bisa membuat penerimaan pembayaran
- Tim Accounting bisa melihat perintah pengiriman untuk mencatat hutang dan piutang tetapi tidak diperbolehkan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran uang
- Tim Finance bisa mencatat penerimaan dan pengeluaran uang tetapi tidak diperbolehkan untuk mencatat transaksi keuangan.
Sistem ERP ini menghilangkan data silo karena setiap tim memiliki data real time yang akurat sesuai dengan jabatan masing-masing. Pekerjaan pun akan semakin efisien, tidak perlu menanyakan data terbaru dari tim lain, semua data terbaru bisa dilihat langsung di sistem.
Tentunya hal ini juga menekan human error, kemungkinan terjadinya kecurangan atau penggelapan data, selain itu keamanan data terjamin.
Kalau kamu percaya bahwa dunia akan lebih baik dengan transparansi data yang memungkinkan terjadinya kolaborasi antar bagian dan bahkan antar perusahaan, membangun budaya jujur dan professional, sekaligus mengamankan data sensitif perusahaan. Bergabung dengan MJT adalah salah satu cara membantu mewujudkannya karena sistem ERP yang kami implementasikan memungkinkan itu terjadi.
--
Setelah tahu cara untuk menghilangkan data silos dengan solusi ERP, apakah Anda mulai mempertimbangkan penggunaannya untuk bisnismu?
Hubungi kami di sini, untuk sekadar berkonsultasi atau bahkan menemukan solusi terbaik untuk bisnismu! (arn/awg)